Terug

Online samenkomen als dorpsraad moeilijk? Lees de tips.

 

Herkent u deze situatie? 'Helaas heeft de jaarvergadering 2020 van onze dorpsraad nog niet plaatsgevonden'.

Van sommige dorpsraden horen we dat zij niet of nauwelijks vergaderen en ook weinig of geen contact hebben met bewoners. Dat is jammer en ook zorgelijk. Want dorpsraden kunnen juist nu veel betekenen in het attenderen van bewoners op belangrijke onderwerpen waar hun gemeente mee bezig is. Bijvoorbeeld de Omgevingswet, de Regionale Energietransitie (RES), maar ook hoe het straks verder moet met zoiets als vrijwilligerswerk.

Online samenkomen als dorpsraad, waar gebeurt het wel? We zien mooie voorbeelden voorbij komen, van Dorpsraad Middelie, Dorpsraad Wijk aan Zee, tot Eilandraad Marken.

 

Alternatief voor fysiek is online 

Corona maakt het lastig om fysiek bij elkaar te komen. Online gaan is een goed alternatief.
Jaap Boes van Eilandraad Marken: ‘Een mooi voordeel van online gaan was dat jonge mensen nu wel onze digitale vergadering bezochten en voorheen onze bijeenkomsten in dorpshuis Het Trefpunt niet bezochten.

'Want corona of niet, onze Eilandraad wil aan de knoppen zitten, de overheid gaat ook gewoon door. Je kunt het je als dorpsraad niet veroorloven om stil te zitten. In Marken zijn we dus online gegaan voor overleg met de bewoners.’

 

Videobellen, hoe begin je?

Hoe doen jullie dat precies, online gaan? Jaap: ‘De overleggen van het bestuur en de werkgroepen gaan grotendeels via MS Teams. Er is altijd wel iemand in het bestuur of daaromheen die met deze applicatie (app) werkt. Maar het kan natuurlijk ook Zoom of een ander programma voor videobellen zijn.'

Durf te vragen

Stap af van het idee dat je het allemaal zelf moet kunnen. Durf te vragen!

Jaap Boes: Eilandraad Marken organiseert we twee keer per jaar een openbare bijeenkomst. Die hebben we in 2020 online georganiseerd door live uit te zenden via ons youtube-kanaal en de kerk TV. In een aparte zaal zat de voorzitter en de werkgroepen vertelden over hun werk via van tevoren opgenomen filmpjes. De deelnemers konden vervolgens via whatsapp vragen stellen.

‘Voor de technische kant van de bijeenkomst hebben we  hulp gevraagd van de Marker Evenementenstichting.'

Tip: vraag aan mensen in jouw dorp met ervaring om jou te helpen: kerk TV, evenementencommissie, sportvereniging, enzovoort. 

Zijn er ook dingen die Eilandraad Marken vanwege corona niet heeft kunnen doen?
‘Dat natuurlijk ook’, zegt Jaap: ‘In januari 2021 bestonden we 20 jaar. Dat lustrumfeest hebben we niet kunnen vieren. En je mist natuurlijk de gezelligheid die je hebt bij de fysieke bijeenkomsten. Maar het meeste gaat eigenlijk door. En dat raad ik alle dorpsraden aan.’

 

Tips voor Online contact met de achterban  

 

  • Vraag hulp! Er is altijd iemand te vinden die digivaardig en technisch is. Denk aan jongeren! 
  • Begin klein, met online contact tussen leden van de dorpsraad onderling. Laat u adviseren over manieren van videobellen. Zoom en Teams worden veel gebruikt, maar er is meer mogelijk. Kijk eens in dit artikel, https://www.consumentenbond.nl/alles-in-1/gratis-bellen-via-internet
  • Youtube inzetten voor livestreams vraagt meer technisch inzicht. Maar het kan wel, vraag hulp!  


Livestream 

Eilandraad Marken koos voor het live uitzenden vanuit het dorpshuis van hun jaarvergadering. Het begint met gebruiken van een youtube-kanaal, van dorpsraad, dorpshuis of andere vereniging bij u in het dorp.

Een aparte webcam en microfoon zorgden ervoor dat het bestuur goed te horen en te zien waren.
Daarnaast gebruikten ze het programma Open Broadcasting Software (gratis te downloaden) om ook video’s te kunnen tonen tijdens de uitzending.

De kijkers van de uitzending konden vragen stellen via whatsapp. Livestreaming regelen vergt technisch inzicht. Vraag mensen in het dorp om je te helpen. Misschien levert dit ook nog nieuwe leden voor de dorpsraad op.

 

Tot slot een aantal blogs over livestreaming, het hoe:

https://www.vixyvideo.com/nl/video-livestream-hoe-werkt/


https://billetto.nl/blog/hoe-livestream-je-je-evenement-de-basis/  


https://androidworld.nl/nieuws/live-te-streamen-youtube/

 

Advies vragen over online        

Willen jullie als dorpsraad een online bijeenkomst houden en wil je advies over de mogelijkheden?

Neem contact op met Renske Keur, adviseur Dorpsraden

E-mail: renskekeur@dorpswerknh.nl

 

afbeelding1-ALV

Artikel geplaatst op 16 maart 2021.